كتابخانه هاي ديجيتال منابع را به طور كارآمد پردازش مي كنند. كتابخانه هاي ديجيتال از طريق گردآوري و سازماندهي اطلاعات و مبتني بر نيازهاي اطلاعاتي كاربران ايجاد مي شوند. منابع اطلاعاتي نيز بر اساس نيازهاي اطلاعاتي كاربران انتخاب و سازماندهي، حفاظت و نگهداري، ودسترس پذيرمي شوند.
هر نظامي درسلسله مراتب نظامها، جايگاهي دارد. آنچه را كه يك فرد نظام مي پندارد ممكن است نزد شخص ديگري يك زير نظام باشد. يك مدير بايد تمام نظامها را با ديدي كلان بررسي كند و ارتباط بين نظام حاكم در سازمان خود را با ديگر خدمات اطلاع رساني كشور حفظ كند.
ضرورتاً دو نوع اطلاعات منابع طبيعي است كه امكان انتقال آنها وجود دارد:
الف. داده هاي مربوط به مشخصات فيزيكي خود منابع
ب. داده هاي مربوط به فنون بهره برداري از آنها.
اسناد مرجع براي استفاده از اين سند ضروري است در مورد مراجع تاريخ دار ،فقط نسخه ذكر شده بهره گرفته مي شود. اطلاعات و مستندسازي_ اصطلاح نامه ها و تعامل پذيري آن ها با واژگان هاي ديگر.
اصطلاحي كه به لحاظ ساختواژه اي قابل تجزيه به مؤلفه هاي جداگانه است.رابطه اي ميان اصطلاحات يا نگاشتي بين مفاهيم كه در آن يك اصطلاح يا مفهوم در يك زمينهٔ متني،به وسيلهٔ دو يا چند اصطلاح يا مفهوم در زمينهٔ متني ديگر نشان داده شود.
رابطۀ هم ارزي ميان اصطلاحات نشان دهندۀ يك مفهوم در زبان هاي گوناگون.
الگويي انتزاعي كه چگونگي بازنمايي و كاربري داده ها را شرح دهيد.
روش شناسي نگاشت كه هدف آن متمايز ساختن گونه ها و كيفيت هاي مختلف نگاشت است
هرمنبعي كه بتوان آن را با هدف بازيابي اطلاعات يا داده هاي درونش، رده بندي يا نمايه سازي كرد.